Ben jij klaar voor een dynamische rol waarin jouw enthousiasme en daadkracht dagelijks het verschil maken? Wij zoeken een bevlogen directieondersteuner die als belangrijke schakel onze onlangs opgerichte directie ondersteunt. Bij ons ben jij de aangewezen persoon voor diverse directie brede onderwerpen en taken? Dan zoeken we jou! Lees snel verder.
Wat ga je doen?
Als directieondersteuner binnen de directie Realisatie Woningbouw, heb je een cruciale rol binnen onze directie. Jouw taken zijn gevarieerd en bieden veel afwisseling op het gebied van de bedrijfsvoering van de directie. De taken zijn op het gebied van informatiehuishouding, interne communicatie, ondersteuning bij organisatieontwikkeling, huisvesting en parlementaria.
Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:
- Jij bent binnen de directie het aanspreekpunt voor alles rondom informatiehuishouding en je weet wat er ministerie-breed speelt;
- Je bent verantwoordelijk voor het beheer van Digidoc. Digidoc is het systeem voor het digitaal behandelen van de gehele documenthuishouding in het dagelijks werk. Het dient zowel als afstemmings-/goedkeuringssysteem als samenwerkingsomgeving als archief. Je regelt o.a. trainingen en vraagt accounts aan voor nieuwe medewerkers. Ook zorg je dat de mappenstructuur overzichtelijk is en blijft;
- Je houdt het overzicht van parlementaria up-to-date. In dit overzicht staan onder andere openstaande vragen vanuit de Tweede Kamer die tijdig beantwoord moeten worden, moties en toezeggingen gedaan door de Minister;
- Je coördineert de maatschappelijke burgercorrespondentie voor de directie en onderhoud contacten binnen het hele ministerie;
- Binnen de directie verzorgt je de coördinatie van WOO-verzoeken;
- Je houdt handboeken en andere naslagdocumenten bij van de directie en afdelingen bij en coördineert de onboarding;
- Je levert een bijdrage aan de interne communicatie en informatievoorziening richting collega’s binnen de directie;
- Overige incidentele taken kunnen zijn het organiseren van directie brede bijeenkomsten of directieteamsessies.
Daarnaast ben je back-up van de directiesecretaris en jouw collega ondersteuners wanneer zij met vakantie zijn. Jouw rol is van grote waarde voor het soepel functioneren van onze directie.