Ben jij een organisatietalent dat rust en overzicht weet te brengen in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om te schakelen tussen inhoud, mensen en planning, en werk je graag dicht op het strategisch hart van een maatschappelijke organisatie? Dan zoeken wij jou als onze nieuwe Directiesecretaresse.

Bij ons werk je vanuit de kernwaarden: betrokkenheid, betrouwbaarheid, bewustzijn en belangstelling. Je kunt goed relativeren en observeren, hebt een positieve instelling en bent verbindend in je werk. Daarnaast breng je een gezonde dosis humor mee in je werkzaamheden!

Wat ga je doen? 

“8:00 uur: je loopt de OVK binnen waar alles nog in alle rust is, voordat de dag gaat starten. Je bereidt de dagelijkse ochtendstart voor met de directie om samen te kijken wat de dag en de komende dagen ons gaat brengen. Uit dit overleg komen twee spoedafspraken die je gelijk oppakt en je mag een grote bijeenkomst gaan organiseren. Hiervoor mag je op zoek naar een geschikte datum en externe locatie. Tussendoor handel je diverse telefoontjes af, ontvang je bezoek en bereid je het wekelijkse managementoverleg voor samen met de Directiesecretaris. Gedurende de dag heb je waar nodig afstemming met de andere ondersteuners, management teamleden, hou je je mail bij en haal je tussendoor nog een lekkere koffie bij de barista voor jezelf.   

Dit is een klein kijkje in de ‘keuken ”van de directiesecretaresse, waarbij de dag nooit saai is en voordat je het weet je met een goed gevoel weer je collega’s van de beveiliging een fijne avond wenst en naar huis gaat.”

Als rechterhand van de directie van de Oostvaarderskliniek zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw scherpe blik, tactvolle communicatie en doortastende aanpak kan de directie zich volledig richten op haar kerntaken.

Jouw drie belangrijkste aandachtsgebieden:

Efficiënt en professioneel agendabeheer
Je houdt overzicht over complexe agenda’s, signaleert knelpunten en zorgt voor een optimale planning van vergaderingen, afspraken en andere prioriteiten.

Voorbereiding en ondersteuning van vergaderingen
Je zorgt voor een uitstekende voorbereiding van overleggen: van het verzamelen en verspreiden van stukken tot het notuleren en bewaken van actiepunten.

Spin in het web van communicatie en verbinding
Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne én externe contacten, bewaakt de informatiestroom en zorgt voor een soepele samenwerking binnen en buiten de organisatie. En verder ben je de stabiele kracht die zorgt voor structuur in de dagelijkse hectiek. Je beheert correspondentie, behandelt telefoongesprekken, ontvangt bezoekers en bewaakt vertrouwelijke dossiers met grote zorgvuldigheid. Je signaleert knelpunten, ondersteunt bij projecten en events en springt in voor collega’s wanneer nodig. Door jouw aanwezigheid loopt het directiesecretariaat als een geoliede machine – betrouwbaar, betrokken en professioneel. Je maakt onderdeel uit van het secretariaat (2 managementondersteuners) van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO) en werkt onder leiding van het Afdelingshoofd Ondersteunende Diensten.