Ben jij als directiesecretaresse een kei in plannen en organiseren? Zorg jij er persoonlijk voor dat de directeur Directie Beleidsondersteuning en Organisatie (DBO) en afdelingshoofd HR en L&O worden ontzorgd en op jou kunnen leunen? Kun je een aantal weken vooruitdenken, improviseren en behoud je je goede humeur ook in stressvolle situaties? Als dat zo is dan willen wij jou graag ontmoeten. De directie DBO is op zoek naar een energieke, verbindende en pro-actieve directiesecretaresse.
In de functie van directiesecretaresse kom je te werken voor de Directie Beleidsondersteuning en Organisatie. Binnen deze directie zijn ruim 140 medewerkers werkzaam verdeeld over 5 afdelingen, Communicatie en Klantcontact, Beleid en Innovatie, HR en Leren en Ontwikkelen (L&O), ICT en Planning Control & Kwaliteit.
Wat ga je doen als directiesecretaresse?
Je komt te werken voor de directeur DBO en afdelingshoofd HR en L&O. Jouw werkzaamheden betreffen de meest uiteenlopende secretariële werkzaamheden, zoals complex agendabeheer, beheren mailbox, het organiseren van in- en externe besprekingen en bijeenkomsten en het verzamelen en bundelen van vergaderstukken. Je attenteert de directeur en het afdelingshoofd op aandachtspunten en/of knelpunten, bent pro-actief en weet goed hoe je prioriteiten moet stellen. De agenda’s van de directeur en het afdelingshoofd zijn zeer druk, je kunt ook nee zeggen indien nodig. Je bewaakt deadlines en je bent de spin in het web van de directie.
Je werkt samen met de managementondersteuners van de afdelingen binnen DBO en daarnaast heb je structureel contact met de managementondersteuners van de Inspectie via een maandelijks overleg. Hierin weten jullie elkaar professioneel te vinden, vervangen jullie elkaar bij afwezigheid en helpen jullie elkaar waar nodig. Daarnaast werk je nauw samen met de directie secretaris.
Directie Beleidsondersteuning en Organisatie– DBO
DBO is de ondersteunende directie voor de Toezichtdirecties van de Inspectie. De sfeer is collegiaal en informeel, er wordt hard gewerkt en de uitdaging is groot. Naast het harde werken, organiseren we ook gezellige momenten met elkaar, zoals een kerstevent en de jaarlijkse directie dag. Natuurlijk kun je rekenen op goede begeleiding. We maken je graag wegwijs in onze organisatie en binnen DBO. Je neemt deel aan relevante onderdelen binnen het inspectiebrede inwerkprogramma. Daarnaast krijg je ruimte om je eigen leerproces vorm te geven. Door opleidingen te volgen, leergierig te zijn, stukken te lezen en intranet en websites te bekijken.