Jij weet prioriteiten te stellen en bent een kei in plannen en organiseren. Je ontzorgt en ondersteunt de directie in de dagelijkse werkzaamheden. En zet je jouw skills en ervaring graag in bij een organisatie die dagelijks werkt aan een veilige en duurzame leefomgeving? Dan zijn wij erg benieuwd naar jou!
Als directiesecretaresse bij Omgevingsdienst Groningen (ODG) ben je een echte professional in het vakgebied. Je kunt snel schakelen en houdt van variatie in je werk. Met je positieve inslag denk je in kansen en zie je geen detail over het hoofd.
Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse ben je het eerste aanspreekpunt van én voor de directie en verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten. Je zorgt voor adequaat agendabeheer, bereidt vergaderingen voor en stelt de juiste documenten compleet en tijdig beschikbaar. Tijdens vergaderingen bewaak je de voortgang van afgesproken actiepunten en verzorg je de verslaglegging ervan.
Je takenpakket is divers:
• Je maakt afspraken en beheert agenda's.
• Je notuleert directievergaderingen en vergaderingen voor het Algemeen en Dagelijks bestuur van de ODG en vervangt bij afwezigheid de directiesecretaris tijdens deze vergaderingen.
• Je verzorgt de correspondentie van de directie aan de hand van concepten voor bijvoorbeeld brieven en mededelingen, en voegt naar eigen inzicht de voor de afhandeling benodigde stukken bij.
• Je onderhoudt het contact met interne stakeholders (omgevingsdienst breed) en externe instanties (gemeenten, provincie, omgevingsdiensten en haar bestuur, ketenpartners van de dienst) over secretariële aspecten van de in behandeling zijnde onderwerpen.
• Je bent de schakel tussen het managementoverleg (management en directie) en het secretariaat voor wat betreft richtlijnen, procedures en werkprocessen ten behoeve van het secretariaat.
• Je vervangt de managementsecretaresses bij afwezigheid.