Voor deze functie zijn wij op zoek naar een managementassistent die snel weet te schakelen in een complexe en dynamische omgeving. Je bent iemand die laat zien dat je werkwijzen snel eigen kunt maken. Je bent communicatief- en sociaal vaardig. Je kunt verder goed prioriteren en je kunt goed omgaan met wijzigingen in prioriteiten.
Jouw belangrijkste taak is het volledig ontzorgen van het managementteam. Jij zorgt ervoor dat zij maximaal kunnen presteren, door het bieden van de juiste secretariële ondersteuning. Jij fungeert als aanspreekpunt voor interne relaties, weet elk telefoontje te beantwoorden, zorgt dat vragen of verzoeken bij de juiste personen terecht komt. Je zorgt er voor dat de collega’s die jarig zijn of een jubileum vieren in het zonnetje worden gezet. Voor IT-zaken ben je het eerste aanspreek punt voor de medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor alle zaken op het gebied van in-en uitstroom van (nieuwe) medewerkers.
Daarnaast pak je nog diverse ad hoc zaken op, zoals:
- Agenda beheer
- Organiseren van meetings
- Begeleiding van bezoekers
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het uitwerken en opvolgen hiervan
- Afhandelen van inkomende en uitgaande mail
Op de vestiging werk je solo, dus ben jij eigenaar van het secretariaat. Daarnaast werk je landelijk samen met de managementassistenten van de andere vestigingen (Amsterdam, Arnhem of Den Bosch). Je functioneert als een collegiaal team, waarin je elkaar bijstaat in drukke perioden en vervangt bij afwezigheid. Regelmatig hebben jullie een collegiaal overleg. Dit betekent dat je ook wel eens op de andere vestigingen bent.