Jouw werk in Bedrijfsvoering en Staf
DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en finance professional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

De directie Beleid & Bestuursondersteuning, de afdeling Bestuursondersteuning en secretariaat
Het secretariaat van het hoofdkantoor van DJI valt onder de afdeling Bestuursondersteuning. De afdeling Bestuursondersteuning is onderdeel van de directie Beleid en Bestuursondersteuning (B&B). Deze afdeling bestaat uit een team van bestuursadviseurs die de Dienstleiding van DJI ondersteunen, een team van 16 managementondersteuners (schaal 6, 7 en 8, aangestuurd door een teamleider) en een team met HR-adviseurs en HR-ondersteuners. Het werk van de afdeling Bestuursondersteuning speelt zich af in een dynamische werkomgeving. 

Het secretariaat is het visitekaartje van de organisatie. Wij zorgen dat het management op het hoofdkantoor de juiste personen spreekt en dat de juiste personen zijn uitgenodigd voor overleg. Verder zien we er – in samenwerking met de stafmedewerkers van een directie/divisie – op toe dat de benodigde stukken voor overleggen zijn voorbereid, geannoteerd en volledig en op tijd aanwezig zijn. We verrichten ook veel administratieve en organiserende taken op het gebied van onder andere de indiensttreding van nieuwe medewerkers, het bestellen van diverse artikelen/benodigdheden (o.a. ICT-gemandateerde) en de logistiek rondom overleggen. Ook pakken we enkele hoofdkantoorbrede ondersteunende taken op, bijvoorbeeld als het gaat om dienstreizen en representatie.

Dit ga je doen
Als managementondersteuner ben je verbonden aan een aantal directies binnen het hoofdkantoor van DJI. Je ontzorgt de leidinggevenden van die directies in complexe administratieve processen, zoals de instroom-doorstroom-uitstroom (IDU) van persooneel, het doen van inkopen, aanvraag ICT-hulpmiddelen, ziek- en betermeldingen en het plannen van afspraken/bijeenkomsten. 

Als managementondersteuner ga je werken binnen het secretariaatsteam. Je wordt gekoppeld aan enkele directies om daar de processen in goede banen te leiden. Je werkt nauw samen met 3 andere managementondersteuners die dezelfde werkzaamheden verrichten. Jullie vervangen elkaar onderling. Daarnaast werk je nauw samen met de directiesecretaresses die de directeuren ondersteunen en met de stafmedewerkers die verbonden zijn aan de directies voor wie jij werkt. 

Jouw werk speelt zich af binnen het hoofdkantoor van DJI. Maar door de aard van je werkzaamheden heb je veel contact met andere onderdelen binnen DJI, zoals het Shared Service Centre van DJI en de ICT-ondersteunende dienst. Het secretariaat beantwoordt de telefoon van het algemene nummer van DJI en zet de gesprekken door naarandere onderdelen.

Ben jij iemand die snel begrijpt hoe een organisatie in elkaar zit en bij wie je moet zijn om iets geregeld te krijgen? Kun jij zelfstandig uit de voeten met uiteenlopende (ICT-)processen? Hou je ervan om dingen accuraat te regelen? Bewaak jij graag de voortang van processen? Dan zoeken we jou!