• Den Haag  -  route
  • MBO - 4
  • 27 - 36 uur
  • €3.016 - €3.879 (bruto)
  • Administratief / secretarieel
  • Solliciteer voor 8 november 2024 Nog 8 dagen
  • Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Kenmerk: VWS24-1549(BPZ), Plaatsingsdatum: 24 oktober 2024

Houd jij het hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden op het directiesecretariaat? Solliciteer dan naar de functie van managementondersteuner bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

Het leuke en unieke aan deze rol is dat je het gehele ministerie snel leert kennen en ook een goed beeld krijgt van de werkzaamheden binnen de directies. Je bouwt dan ook een groot en bruikbaar netwerk op.

Het takenpakket is breed, afwisselend en nooit saai. Je zal je niet snel vervelen. Je wordt in deze functie gezien als een baken in de hectiek en collega’s zijn dan ook erg blij met jou als managementondersteuner.

Wat ga je doen als managementondersteuner?
Jij als management ondersteuner gaat samen met twee andere management ondersteuners de 6 MT-leden en de medewerkers van de directie BPZ ondersteunen. Je bent verantwoordelijk voor het plannen van de bestuurlijke overleggen en ondersteunt ook bij de stukkenstroom. Je verzorgt de complexe agenda’s, maakt Webex-vergaderingen aan, bewaakt de mailbox, scant op vergaderstukken en voegt deze toe aan IBabs. Ook zorg jij voor een goede ordening en structuur van de gezamenlijke secretariaatsmailbox. Je werkt op een prettige manier samen met de andere management ondersteuners en bij afwezigheid van je collega vervangen jullie elkaar.
Daarnaast verzorg je een kwaliteitscheck op de brieven en nota’s die door BPZ-medewerkers opgesteld zijn. Voor de in- en externe bezoekers van het MT-BPZ zorg je voor een fijne ontvangst. Je brengt, ondanks de alledaagse hectiek, rust en overzicht in het werk en hebt een belangrijke signaleringsfunctie richting het MT en je collega's.

Samen met je collega’s en het team Bedrijfsvoering heb je regulier overleg en zorg je dat alle zaken rondom bedrijfsvoering soepel verlopen, bijvoorbeeld bij de start van een nieuwe medewerker en het inkoopproces. Daarnaast verwerk je diverse bedrijfsvoeringaanvragen, zoals het aanvragen van ICT-middelen (telefoon/laptop) en het aanvragen van autorisaties met betrekking tot alle bedrijfsvoeringapplicaties (bijvoorbeeld IBabs) voor de medewerkers. Ook doe je de bestellingen voor kantoorartikelen en alle voorkomende facilitaire werkzaamheden. En verder registreer je de ziek- en betermeldingen van BPZ-medewerkers.

Naast jouw directe collega’s werk je ook nauw samen met de managementondersteuners van de bewindspersonen van VWS, SG, plaatsvervangend SG (pSG), Directeuren Generaal (DG’s), de Flex-ondersteuners, team Bedrijfsvoering en team Kabinet & Protocol en de adviseurs van de bestuursraadleden. Er wordt een actieve deelname verwacht bij gezamenlijke overleggen van de secretariaten en het stimuleren van een uniforme werkwijze binnen BPZ.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en concernorganisaties en van en naar bewindspersonen, de bondsraadsleden en ook intra- en interdepartementaal en het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) en SG te ondersteunen in hun eigenaarsrol van de concernorganisaties.

BPZ is georganiseerd in vijf teams: Bestuurlijke en Politieke Advisering, Logistiek en Kabinet, Secretariaten, Stukkenstroom, Concernsturing en Bureau BVA/FG. Bij de directie werken ongeveer 80 mensen.

Team Secretariaten
Het Team Secretariaten bestaat uit ca. 20 personen en is onderverdeeld in de secretariaten van de Bewindspersonen, SG en pSG, DG's, Flex ondersteuners en Directie BPZ. Wij werken allen nauw samen in een open sfeer. Regelmatig zijn er activiteiten, die je ook mede helpt organiseren. We streven er continu naar om samen een hoge professionele standaard neer te zetten, waarbij de bewindspersonen en de bestuursraad zo optimaal mogelijk worden ondersteund.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Talent als basis, diversiteit als kracht
VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Mariska Lukus, manager 06-27520835

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

VWS Talentcenter

Solliciteren?

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.