Al is de dag nog zo hectisch, jij regelt het. En je vindt het nog leuk ook, want je bent er goed in. Je speelt een belangrijke rol binnen een ondersteunend team van vijf collega’s. Dankzij jouw snelle handelen en schakelen kan de directie Internationale Zaken (IZ) zich concentreren op hun werk zonder zich zorgen te maken over alles wat eromheen geregeld moet worden. Je houdt het overzicht en stelt prioriteiten. Door internationaal samen te werken dragen we bij aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Want daar doen we het allemaal voor.
In deze functie help je samen met een collega-managementondersteuner de directeur en twee MT-leden met hun dagelijkse werkzaamheden. Je plant afspraken, beheert de vaak complexe agenda’s en zorgt ervoor dat (Webex-)vergaderingen goed voorbereid zijn. Voor vergaderingen organiseer je alle faciliteiten en bijbehorende vergaderstukken. Binnenkomende stukken en e-mails sorteer je en stuur je door naar de juiste mensen. Je maakt gebruik van systemen zoals Ibabs en het documentmanagementsysteem Marjolein. Je helpt bij de vlotte afhandeling van parlementaire stukken, geeft aan wanneer termijnen overschreden dreigen te worden en houdt iedereen op de hoogte. Jij bent de spin in het web en weet altijd wat er speelt.
We werken samen andere ministeries in Den Haag en andere landen, onze acht uitgezonden medewerkers in Brussel, Genève, Londen, Washington, New Delhi en Beijing en maatschappelijke organisaties in zowel Nederland als op andere plekken in de wereld. Waar nodig help je je collega’s met het regelen van reisdocumenten en zorgt ervoor dat alles goed is voorbereid, van het boeken van tickets (via het systeem Travelpoint en/of in samenwerking met het reisbureau) tot het ontvangen van buitenlandse delegaties. Maar denk ook aan het regelen van visa en andere logistieke zaken die bij een dienstreis komen kijken. Hierbij werk je nauw samen met verschillende mensen, zowel binnen als buiten de organisatie. Het werk vraagt om een praktische instelling, waarbij je snel schakelt en goed overzicht houdt.
Wat dit werk vooral leuk maakt, is de afwisseling. Het ene moment ben je bezig met een complexe agendawijziging, en op een ander moment zorg je voor het verzamelen van de stukken voor een vergadering met de minister. Je hebt te maken met verschillende mensen, taken en onderwerpen, en je werkt samen in een team dat elkaar helpt waar nodig. We zoeken iemand met ervaring in een vergelijkbare rol. Je spreekt en schrijft goed Nederlands en kunt je ook in het Engels redden. Als je graag in een ondersteunende rol werkt en je houdt van een werkplek waar je zelf initiatief kunt nemen, dan is deze functie een goede match.