Als managementondersteuner/secretaresse BMO ben jij de drijvende kracht achter de secretariële en administratieve ondersteuning van onze directie. Deze bestaat uit de directeur Behandelzaken, Manager Organisatieontwikkeling en Advies, Manager Veiligheid en Ondersteunende diensten en Manager Behandelzaken. Je werkt proactief, klantgericht en dienstverlenend en biedt ook ondersteuning bij projecten en structurele overleggen.
Jouw werkzaamheden vinden plaats binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO), waar je rapporteert aan Manager Therapeutisch Milieu. Het secretariaat speelt een cruciale rol in de brede ondersteuning van directieleden, het managementteam en de organisatie als geheel.
Wat ga je doen
- Complex agenda beheer van de MT leden en/of signaleren van knelpunten.
- Pro-actief werken.
- Voorbereiden, organiseren en verslagleggen van vergaderingen; zorgen voor correcte verspreiding van stukken.
- Opstellen en verzorgen van correspondentie en brieven binnen jouw bevoegdheden.
- Verwerken, verspreiden en verzending van post en evt. pakketten.
- Filteren van binnenkomende telefoongesprekken en zelfstandig afhandelen waar mogelijk.
- Ontvangen en introduceren van bezoekers.
- Beheren en bijhouden van werk- en vergaderdossiers, zowel digitaal als fysiek.
- Verwerken en archiveren van post en vertrouwelijke stukken met oog voor urgentie en detail.
- Fungeren als schakel tussen de directie, het managementteam en externe relaties.
- Zorgen voor verbinding binnen de organisatie door oog te hebben voor verhoudingen en samenwerking.
Overige taken
- Signaleren van potentiële knelpunten aan het Hoofd BMO.
- Vervanging of ondersteuning van collega’s binnen het secretariaat waar nodig waaronder de Directie-ondersteuner.
- Bestellen van bloemen, fruitmanden.
- Boeken van vergaderzalen en externe locaties.
- Organiseren van projecten, bijeenkomsten en evenementen zoals open dagen.