Wat ga je doen?

Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek (RBL) is voor de afdeling Bedrijfsvoering op zoek naar een MT secretaris. RBL is sinds twee jaar een zelfstandig agentschap binnen BZK, waarbij sinds begin 2024 de afdeling Bedrijfsvoering in de huidige vorm is opgericht. De afdeling bestaat uit de teams HR/L&O, Financiën en Inkoop, Informatievoorziening en huishouding, Managementondersteuning en Facilitaire dienstverlening.

Als MT Secretaris ondersteun je zowel de Manager Bedrijfsvoering als het MT Bedrijfsvoering zowel inhoudelijk als procesmatig. Je draagt zorg voor de structuur, bewaakt afspraken en deadlines, en neemt de leiding over afdelings/MT gerelateerde zaken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen en redigeren van afdelingsrapportages, memo’s en nota’s. Dankzij jouw sterke schrijfvaardigheden ben je in staat heldere, kernachtige en goed gestructureerde stukken te produceren.

Samen met het MT Bedrijfsvoering werk je actief aan de doorontwikkeling van de afdeling, waarbij je bijdraagt aan optimalisatie en de toekomstbestendigheid van de organisatie. Je haalt er plezier uit om vanuit een flexibele houding in te springen op diverse vraagstukken en ook regie te pakken namens het MT BV.

Je geeft gevraagd en ongevraagd inhoudelijk, procedureel en procesmatig advies over actuele onderwerpen en lopende zaken. Om dit te kunnen doen, zorg je ervoor dat je op de hoogte bent van wat er speelt en leg je de verbinding tussen verschillende onderwerpen. Je legt hierbij verbinding met andere stakeholders binnen en buiten RBL.

Binnen RBL zijn er naast deze functie, ook nog een MT Secretaris IPKD en RBL en een Directiesecretaris RBL, die de organisatie ondersteunen en adviseren. Een goede samenwerking met deze functiehouders is essentieel.

Tot slot zijn er binnen bedrijfsvoering (kleinere) projecten waar je een rol in kan vervullen en jouw kwaliteiten ten aanzien van coördineren en helicopterview in kan zetten

Je werkzaamheden op een rij

• Inhoudelijke en procesmatig ondersteuning aan het MT (Beleids-)ondersteuning en Manager Bedrijfsvoering
• Schrijven van (beleids)stukken, adviezen, rapportages, verslagen, etc.;
• Signaleren van knelpunten en aandragen van maatregelen;
• Voorbereiding en verslaglegging MT Bedrijfsvoering en overige relevante overleggen inclusief bewaking van de voortgang;
• Inhoudelijk klankbord/vraagbaak voor MT leden;
• Bijdragen aan de periodieke Projectportfolioboard waarin diverse projecten en programma’s van RBL worden aangestuurd en gemonitord.