De afdeling Communicatie Algemeen Regeringsbeleid (CAR) van de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) zoekt een ondersteuner voor het team externe optredens en protocol. Samen met de twee adviseurs in het team houd jij je bezig met binnenlandse werkbezoeken, evenementen en ontvangsten. De goede afhandeling van de uitnodigingen die de minister-president daarvoor ontvangt zijn jouw specialiteit.
Over de functie
Dit ga je doen als ondersteuner externe optredens en protocol:
- Je coördineert het proces rond uitnodigingen die de minister-president ontvangt. Je beheert de mailbox waar uitnodigingen binnenkomen, verwerkt uitnodigingen in het systeem, ziet toe dat ze snel van advies worden voorzien door de juiste adviseurs en verzamelt de uitnodigingen die met de minister-president besproken kunnen worden. Ook zorg je samen met de adviseurs voor het versturen van toe- en afzeggingen op uitnodigingen.
- Je ondersteunt bij de voorbereiding van externe optredens van de minister-president. Daarbij kun je denken aan logistieke afstemming met de uitnodigende partij en het secretariaat van de minister-president, het organiseren van vervoer of catering (inclusief inventarisatie van bijvoorbeeld dieetrestricties), en ook de administratieve afwikkeling van het bezoek in (digitale) dossiers.
- Je ondersteunt af en toe in de begeleiding van de minister-president tijdens bijeenkomsten zelf.
- Je registreert en beheert daarnaast de relatiegeschenken die de minister-president ontvangt, en denkt samen met de adviseurs mee over relatiegeschenken die de minister-president en ambtelijke leiding van het departement zelf uit kunnen geven.