Technische Universiteit Eindhoven heeft een vacature voor een:

Procescoördinator financiële administratie, intro, notebook en collegegelden (1,0 fte)

Jouw functie:
Je bent verantwoordelijk voor het goed functioneren van de financiële administratie rondom de Bachelor Intro / Master Kick Off, collegegelden, administratiekosten regeling en het notebookprogramma. Je hebt een coördinerende rol en zorgt voor een planning zodat de verschillende werkzaamheden op elkaar zijn afgestemd met de betrokken partijen en tijdig worden uitgevoerd door jou en een tweede verantwoordelijke binnen het team. Je waarborgt de kwaliteit van de administratie door de processen en procedures te bewaken en bij te sturen wanneer dat nodig is. Je bent verantwoordelijk voor de procedures, procesbeschrijvingen en werkinstructies. Je geeft advies aan jouw teamleider over de procedures en het proces en je bent inhoudelijk de expert. Vanuit jouw expert rol informeer je de rest van het team en andere betrokkenen en je zorgt ervoor dat hun kennis up to date is. Jij regelt dat de processen goed zijn afgestemd met de Dienst Finance and Control (F&C) en de externe accountant. Je zorgt voor de financiële rapportage vanuit OSIRIS richting F&C en de externe accountant. Naast coördinerende en adviserende taken heb je samen met een andere collega ook een aantal uitvoerende taken, zoals onder andere, zorgdragen voor restitutie en terugbetalingen, afhandelen van storneringen, uitschrijven van studenten en het uitvoeren van de incasso voor de collegegelden. Je bent verantwoordelijk voor tijdige en correcte in/excasso van intro-, notebook- en collegegelden.

De werkzaamheden zijn:

• coördineren financiële administratie collegegelden, notebook en intro alsmede zorgdragen voor afstemming tussen banksaldo, grootboek- en detailadministratie;
• opstellen, bewaken en indien nodig bijsturen van de administratieve procedures rondom de financiële administratie van de Bachelor Intro / Master Kick Off, collegegelden en het notebookprogramma;
• geven van advies over en het ontwikkelen van (verbeter)voorstellen voor het proces rondom intro, notebook en collegegelden;
• opstellen managementrapportages inzake collegegeld, notebook en intro;
• zorgdragen voor de correcte en tijdige inning van het collegegeld, afhandelen van storneringen en debiteuren beheer;
• zorgdragen voor de restitutie van het collegegeld bij uitschrijving en voor overige terugbetalingen;
• controleren van de te verwerken gegevens op juistheid, volledigheid en consistentie, onregelmatigheden signaleren binnen het proces en de verschillende systemen en waar nodig zelfstandig inzetten van acties om zaken op te lossen;
• zorgdragen voor een goede afstemming van het proces rondom de Bachelor Intro / Master Kick Off, collegegelden en het notebookprogramma gelden tussen de dienst Education and Student Affairs (ESA) en de Dienst Finance and Control (F&C);
• coördineren en uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom notebookprogramma en intro;
• informeren en adviseren van studenten en medewerkers over complexe vraagstukken m.b.t. de financiële administratie van de Bachelor Intro / Master Kick Off, collegegelden en het notebookprogramma;
• adviseren van Teamleider in door en uitstroom en andere collega’s over de financiële administratie rondom collegegelden, notebookprogramma en intro;
• Overige administratieve werkzaamheden binnen het Center for Student Administration.

Jouw werkplek:
De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet en -regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering.

Binnen ESA worden alle administratieve processen voor het onderwijs van de TU/e uitgevoerd door het Center for Student Administration (CSA). Binnen het CSA is een viertal teams werkzaam:

1. In-, door- en uitstroom;
2. Onderwijsplanning;
3. International office;
4. Studievoortgang.

Het team In-, Door- en Uitstroom ondersteunt en coördineert het inschrijfproces voor studenten van de TU/e. Daarnaast regelen we alles wat daarbij hoort zoals collegegelden, campuskaart, notebookprogramma, bekostiging van de TU/e door de overheid, uitschrijven, toelating, studiekeuzecheck, en nog veel meer. We zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening met betrekking tot onze processen en zijn het aanspreekpunt voor zowel de studenten als de faculteiten. Onze werkzaamheden worden gekenmerkt door een piekperiode die ligt in de zomermaanden van juli tot en met september. Dit betekent dat wij in de periode van augustus tot en met half september niet met zomervakantie kunnen gaan.