Ben jij een organisatorisch talent met een scherp oog voor detail? Als secretaris in ons team ben jij de spin in het web van ons hogere management. Je plant, coördineert en organiseert overleggen op het hoogste niveau binnen directie Toeslagen. Jouw rol is essentieel in het voorbereiden en ondersteunen van besluitvormingsprocessen door agendapunten te inventariseren, stukken te toetsen en voortgang te bewaken. Samen met twee collega-secretarissen werk je nauw samen, ondersteun je elkaar en vervang je elkaar wanneer nodig.
Lees hieronder meer om te kijken of jij wellicht diegene bent voor ons en wij het team voor jou!
Dit doe je bij Toeslagen
Dienst Toeslagen omvat onder meer directie Toeslagen, waar de reguliere uitvoering van toeslagen plaatsvindt. Binnen deze directie is het Bureau Directeursondersteuning (BDO) het scharnierpunt met de omgeving, bestaande uit de stafdirecties in Den Haag, de opdrachtgevende departementen en essentiële ketenpartners, waaronder enkele uitvoerende directies van de belastingdienst. BDO ondersteunt en adviseert de directeuren van directie Toeslagen op het gebied van sturing en verantwoording, besluitvorming en invulling van haar opdrachtgeversrol.
BDO bestaat uit de volgende clusters:
- Adviesregie & Strategisch advies, waaronder advisering over politiek-bestuurlijke zaken zoals Kamervragen en uitvoeringstoetsen;
- Planning, Finance en Control;
- Bedrijfsjuridisch Advies, waaronder de behandeling van WOO- en AVG-inzageverzoeken.
- Versterking Opdrachtgeverschap Toeslagen, waarin de samenwerking met ketenpartners en leveranciers centraal staat.
Directie Toeslagen, en daarmee BDO, is volop in ontwikkeling. Eén van de taken van BDO is het leggen van een sterke relatie tussen de beleidsontwikkeling van toeslagen enerzijds en de uitvoering anderzijds. De gewenste vernieuwingen – als gevolg van de toeslagenaffaire – maken het nodig dat de uitvoering stevige inhoudelijke input geeft aan de opdrachtgevende departementen (met name SZW, BZK en VWS). Deze bijdrage vanuit de uitvoering is van essentieel belang voor duurzaam beleid en een mensgerichte uitvoering naar de burgers. De rol van BDO is om actief, samen met directie Toeslagen, oplossingen aan te dragen voor dilemma’s waar burgers in de uitvoering tegenaan lopen. Deze vraagstukken worden zowel door medewerkers zelf aangedragen als via het politieke kanaal, burgersignalen of klachten.
Als secretaris is het jouw verantwoordelijkheid overleggen te plannen, te coördineren en te organiseren. Je inventariseert agendapunten, stuurt op tijdige aanlevering van stukken en toetst deze voordat je ze verspreidt onder de deelnemers. Je stelt verslagen op, zet actiepunten uit en bewaakt de voortgang. Het gaat om overleggen op het niveau van het hogere management binnen directie Toeslagen, zoals het MT Interactie & Dienstverlening en het wekelijks overleg van de regieteamleiders. Regelmatig worden belangwekkende onderwerpen behandeld die vervolgens worden geagendeerd voor overleggen op directeursniveau en/of met andere ministeries. Door jouw actieve deelname aan overleggen en het onderhouden van goede contacten ben jij een cruciale schakel in de voorbereiding op belangrijke besluitvormingsprocessen.
Samen met twee collega-secretarissen ondersteun je zo de organisatie. Hoewel iedere secretaris zijn/haar eigen takenpakket heeft, ondersteunen zij elkaar (desgevraagd) en vervangen zij elkaar indien de situatie daarom vraagt. Hierbij is een ontwikkeling ingezet om breed zicht te hebben op alle overlegtafels waaraan directie Toeslagen deelneemt en de onderwerpen die er worden besproken. Het doel is gericht te kunnen anticiperen, verbanden te leggen en zorgvuldig regie te voeren. Een proactieve opstelling is nodig, evenals een constructieve samenwerking binnen de gehele toeslagenorganisatie, om de functie van secretaris goed te kunnen invullen.
Een bijzondere baan, omdat...
- je in korte tijd een breed netwerk opbouwt.
- je bijdraagt aan de besluitvorming en aansturing van directie Toeslagen.
- geen werkdag voor jou hetzelfde is: je werkt in een organisatie waar veranderingen aan de orde van de dag zijn. Gelukkig doorzie je inhoud en processen snel en schakel je makkelijk en vlot tussen werkzaamheden.
- je bij BDO met afwisselende onderwerpen te maken krijgt, die vaak in de publieke en politieke belangstelling staan. De druk is soms hoog, net als de maatschappelijke aandacht. Maar dat geldt ook voor de impact die je in deze functie kunt hebben.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
“Als secretaris ben je een spin-in-het-web binnen directie Toeslagen. Je levert een niet te onderschatten bijdrage aan de effectiviteit van belangrijke overleggen, de besluitvorming en de aansturing van de organisatie,” aldus Roland van Wageningen-Bouaddi, teamleider BDO.