Ben jij de enthousiaste secretaris en teamondersteuner die flexibel en stressbestendig is én heb jij saamhorigheid hoog in het vaandel staan? Werk je vanuit proactiviteit en wil je deel uitmaken van een topteam? Dan leren wij je graag beter kennen! Lees snel verder en reageer op deze vacature.
Banenafspraak
LET OP: deze functie is uitsluitend bedoeld voor kandidaten die staan geregistreerd in het doelgroepenregister. Dit betekent dat je valt onder de Banenafspraak of daarvoor in aanmerking komt, bijvoorbeeld via de Praktijkroute. Neem bij twijfel of vragen over de Banenafspraak contact op met Zoë Bakker-Heskes, adviseur Werving en Selectie Banenafspraak, via 06-15654539 of [email protected].
Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Als secretaris en ondersteuner help je het team Beheerorganisatie Raamovereenkomsten door werk uit handen te nemen. De BOR is een landelijk adviesteam met leden van de dienstonderdelen Grote Projecten en Onderhoud (GPO) en Programma's Projecten en Onderhoud (PPO). De BOR adviseert over het gebruik van raamovereenkomsten en onderhoudt contacten met marktpartijen, interne inkoopteams en contractmanagers.
Je beheert voor de BOR drie belangrijke platforms: de mailbox, het intranet/internet en het planbord. Jouw werkzaamheden zijn:
- in de mailbox beantwoord je praktische vragen en stuur je inhoudelijke vragen door naar de juiste adviseur. Je bewaakt zo de structuur, de opvolging en het overzicht
- intranet en internet houd je up-to-date, je maakt deel uit van de redactie
- met gebruik van het planbord heb je een variatie aan planwerkzaamheden: overleggen van acties en agenda's van de afdeling, plannen en faciliteren van interne en externe meetings inclusief bijpassende locatie. Van webinar tot een directeurenbijeenkomst
- plannen en faciliteren van de gesprekrondes met leveranciers en onderhouden van deze contacten
Tussen de werkzaamheden kun je flexibel schakelen, je bekijkt daarbij zelfstandig wanneer wat moet gebeuren of klaar moet zijn. De ene keer focus je op een discipline, de andere keer heb je meerdere werkzaamheden tegelijkertijd. Op de achtergrond houd je het team in de gaten; alle neuzen zijn dezelfde kant op gericht en je draagt bij aan de positieve sfeer.
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Je bent een kei in dienstverlening, communiceren en proactief optreden. Je bent dus altijd bezig met het naar tevredenheid ondersteunen van je team. Jouw expertise en motivatie is een onmisbare bijdrage aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve werkprocessen van Rijkswaterstaat. Je voelt je echt verantwoordelijk voor de kwaliteit van ondersteuning en voor de werkzaamheden en saamhorigheid van het team.
Je wordt er blij van als je ziet dat processen door jouw medewerking soepel verlopen. Je haalt voldoening uit de dankbaarheid van het team voor de werkzaamheden die jij verzorgt en ondersteunt of de vraagstukken die jij oplost.
Wat wij aan jou waarderen
Je bent een proactieve ondersteuner en teamplayer die altijd klaar staat voor collega's. Maar iedereen heeft een eigen bijdrage binnen het team, waardoor je ook veel zelfstandig werkt en beslissingen maakt. Daarom is het fijn als je goed met stress kunt omgaan. Je weet snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en je stelt je flexibel op.
Tot slot vinden we het natuurlijk belangrijk dat je een gezellige collega bent!
Meer weten?
Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature, voordat je gaat solliciteren? Of ben je erg nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Bel of app met Louis Rombouts, waarnemend coördinator BOR, via 06-11458621. Hij staat je graag te woord!