De (IT) Licentiemanager/Software Asset Manager (SAM) is binnen het vakgebied Leveranciersmanagement het centrale aanspreekpunt binnen KVK voor softwarelicentie gerelateerde zaken en verantwoordelijk voor het proactief (!) managen van de binnen KVK in gebruik zijnde software licenties, met als doelen:

• tijdig licentieovereenkomsten af te sluiten, te verlengen of te beëindigen (inclusief bijbehorende administratieve activiteiten om dat te bereiken);
• ‘compliant’ te zijn aan zowel de van toepassing zijnde licentievoorwaarden van de leverancier, wet- & regelgeving (o.a. AVG en NIS2) als aan het KVK licentiebeleid;
• een continu actueel integraal overzicht beschikbaar te hebben van (onder andere):
  
  • alle binnen KVK in gebruik zijnde software licenties;
  • de type licenties (zoals ‘concurrent’ vs. ‘named’ en ‘on-premises’ vs ‘off-premises’ (t.w. ‘cloud-based’ licenties, zoals bijv. SaaS));
  • de daaraan verbonden licentievoorwaarden en de adequate nalevering daarvan door KVK;
  • gebruiksrapportages;
  • verbruiksrapportages; en
• financiële rapportages ten aanzien van de licentiekosten, verbijzonderd naar:
  
  • bedrijfsonderdeel (Groups/Afdelingen); en
  • type licenties (‘on-premises’ vs. ‘off-premisses’).
• leiden van het Demand Management Overleg (DMO), gebruikmakend van IT Service Management tooling. TopDesk is momenteel de tooling die intern KVK wordt gehanteerd om onder andere de software-aanvragen, de beoordeling en de afhandeling daarvan gestructureerd te verwerken;
• effectief beheer en besturing van de SAM lifecycle bestaande uit behoeftestelling, nkoop, installatie, ingebuikname (deployment), onderhoud, gebruik en zorgvuldige buitengebruikstelling van software (zowel operationeel als contractueel).
• een optimale bijdrage leveren aan het sourcing/inkoopproces, zodat:
  
  • de in het softwarelicentiecontract opgenomen afspraken voldoen aan alle contractvereisten; en
  • je het contract na ondertekening, in nauwe samenwerking met de gebruikers van de software, ook goed kan managen (conform CATS CM-proces).
• het proactief managen van alle aspecten van de overeenkomst (inclusief de eventueel bovenliggende raamovereenkomst met softwarelicentiebrokers);
• ervoor zorgen dat:
  
  • de overeengekomen prestatie (i.c. de gebruikslicentie en de software) levert zoals contractueel overeengekomen (in CATS CM termen: ‘AOC’); én
  • het gebruik binnen KVK van de betreffende software bijdraagt aan de beoogde doelstellingen van het gebruik van de software (in CATS CM termen: ‘DOP’).
  • Dat doe je in nauwe samenspraak met de zgn. ‘Contract Service Manager’ (dat is de ‘gebruiker’ c.q. dienstinhoudelijke expert).
• het betrekken van de juiste disciplines in de besturing van het licentiecontract, waaronder Inkoop (in geval van commerciële ondersteuning, meerwerk en evt. noodzakelijke contractupdates), A&RC (in geval van risico-, privacy en/of security aspecten) en JZ (in geval van disputen en/of structurele ‘underperformance’.
• het zorgdragen voor de juiste data, informatie en verplichte documentatie ten aanzien van het licentiecontract in de ‘Contract- en Leveranciersmanagement’-applicatie (momenteel Mercell ‘Source-to-Contract’); in casu het op orde brengen en houden van het integrale contractdossier.