Administratief medewerker Veiligheid, Toezicht en Vergunningen – 32 uur per week (woensdag aanwezig)

Schouders eronder, aanpakken en de helpende hand bieden. Als administratief medewerker bij de eenheid VTV ben jij de steun en toeverlaat voor jouw collega’s!

Klaar voor een uitdaging?
Als administratief medewerker zorg jij, samen met je directe collega, voor de administratieve processen, waardoor de collega’s van de eenheid VTV optimaal hun werk kunnen doen. Je werkt dus in het logistieke hart van de eenheid. Je ziet vergunningaanvragen, e-mails, meldingen en juridische stukken binnenkomen en zorgt niet alleen dat ze bij de juiste medewerker belanden, maar registreert ze ook in de juiste systemen. Daarbovenop vallen verschillende processen onder jouw verantwoordelijkheid en die voer je autonoom uit. Over hoe je dat (efficiënt) doet praat je met collega’s en je werkt deze processen indien nodig uit. Binnen VTV werken we regelmatig met termijnen, dus je werk tijdig afronden doe je als vanzelf. Wanneer een bezorgde burger belt, weet jij precies hoe je daar mee om moet gaan zodat de burger met een lach ophangt.

Welke werkzaamheden voer je op een gemiddelde dag uit?

• Secretariële werkzaamheden zoals o.a.; postafhandeling (analoog en digitaal), bijhouden agenda, notuleren/verslaglegging, accorderen van facturen en opstellen van managementrapportages;
• Administratieve ondersteuning zoals o.a.; brieven opstellen, onderhouden van contacten met diverse instanties zoals CJIB, het OM en de Politie. Facturen en rekeningen opstellen en versturen, bijhouden van diverse registratiesystemen, opstellen van de roosters van de BOA’s, aanwezig zijn bij de briefings van de BOA’s, de binnengekomen meldingen verdelen en het bijhouden van de mailbox Toezicht;
• Ondersteunende werkzaamheden omgevingsvergunningen zoals o.a.; ontvangstbevestiging van diverse meldingen, het opstellen van termijnbrieven, administratieve ondersteuning rondom het proces van (kap)vergunningen, vragen van inwoners over vergunningen en bouwtekeningen beantwoorden en stukken aanleveren.

Wat bieden wij?

• Salaris: Deze functie valt in schaal 7 (min. € 2.700,00 – max. € 3.831,00 bruto per maand op basis van 36 uur per week), inschaling vindt plaats op basis van (werk)ervaring.
• Dienstverband: Je krijgt in eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor één jaar. Zijn we allebei tevreden over je functioneren, dan zetten wij deze graag om naar een vast dienstverband.
• Individueel keuzebudget (IKB): Bij ons bouw je maandelijks IKB op. Dit bedraagt 17,05% van jouw maandsalaris en kan oplopen tot max. € 653,18 bruto per maand afhankelijk van je salaris. Je kunt het IKB op elk gewenst moment inzetten voor de volgende doelen; extra inkomen (uitbetaling), kopen van extra verlofuren met een max. van 187 uur per jaar op basis van 36 uur per week, aanschaf van een fiets, opleidingskosten, duurzaamheidsmaatregelen tot €1.700,00 per 5 jaar en een sportcontributie van max. €700,00 per jaar.
• Ontwikkeling: Wij stimuleren de mogelijkheden voor verdere ontwikkeling en willen dit graag met elkaar bespreken. Daarnaast kun je lid worden van de landelijke Kring van Kabinetsmedewerkers.
• Overige arbeidsvoorwaarden: hogere reiskostenregeling als je “groen” reist, hybride werken, werkplekvergoeding van max. €800,00 per 5 jaar, sportbijdrage van max. €300,00 per jaar en pensioenopbouw bij het ABP, waarvan 70% van de premie wordt betaald door de gemeente Wassenaar. Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Wat breng je mee?
Jij bent onze redder in nood! Je bent gewend om in een dynamische omgeving te werken, waar iedere dag anders is. Zelfs tijdens werkdagen gebeuren soms dingen die meteen aandacht vragen, waarmee jouw werkzaamheden ook kunnen veranderen. Je kunt dus snel schakelen en bent positief ingesteld. Je haalt veel werkplezier uit het ontlasten van je collega’s. Samen met je directe collega van de administratie vormen jullie een goed team dat snel op elkaar is ingespeeld.

• Je hebt MBO werk- en denkniveau richting administratief/secretarieel of juridische ondersteuning;
• Het MS-officepakket kent voor jou geen geheimen, je kunt hier heel goed mee overweg;
• Als je drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie hebt, is dat fijn! Geen ervaring in de handhaving of ruimtelijke ordening? Geen probleem! Wij werken je graag in;
• Aanpakken? Daar ben je van! Je hebt een dienstverlenende instelling, kunt snel schakelen en houdt je hoofd koel ook als het soms een beetje spannend wordt;
• Heb je kennis van JOIN en/of LEEF dan is dat een pré, maar wij kunnen je dat zeker ook snel leren!

Jouw eenheid
Je komt te werken bij de eenheid Vergunningen, Toezicht en Veiligheid in een kleine bijzondere, gemeente. De medewerkers van VTV zorgen voor de veiligheid van de openbare ruimte, naleving van bestuurlijke regelgeving en een veilige leefomgeving binnen de gemeente. VTV is een dynamische eenheid waar nauw samen met elkaar wordt gewerkt op terreinen zoals onder andere veiligheid en crisisbeheersing, vergunningverlening, APV, bijzondere wetten en evenementen. Je komt in een team in opbouw, waarbij jouw positieve inbreng van groot belang is.

Welkom in Wassenaar
Een uniek stukje Nederland, waar zo’n 27.000 mensen wonen. Wassenaar ligt midden in het groen aan de Zuid-Hollandse kust, direct naast de bestuurlijke hoofdstad Den Haag. De organisatie telt ruim 200 medewerkers en heeft een platte organisatiestructuur. De sfeer wordt gekenmerkt als open en collegiaal, met veel ruimte voor nieuwe ideeën en eigen inbreng. De kernwaarden respectvol, verantwoordelijk en omgevingsgericht zijn leidend in onze werkcultuur. Lees hier meer over onze gemeente of de andere eenheden.

Geïnteresseerd?
Burgemeester Leendert de Lange legt in dit filmpje uit waarom Wassenaar zo’n boeiende gemeente is en hier vind je verschillende interviews met collega’s waarin zij meer vertellen over hun werk.

Wil je meer weten? Voor nadere informatie kun je contact opnemen met Remco Korving, manager Vergunningen, Toezicht en Veiligheid, via telefoonnummer 088-6549012 of via e-mail [email protected]. Je kunt ook langskomen voor een informeel gesprek en een kop koffie. Heb je vragen over de procedure, neem dan contact op met onze recruiter Leyla op 088-6549055.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd, bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

De vacature staat open tot 31 december 2024. De eerste selectiegesprekken vinden plaats in de tweede week van januari.