De Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO) is onderdeel van het Commando Materieel & IT (COMMIT).
In NAVO-verband verzorgt DPO de inname, opslag, controle, transport en aflevering van vliegtuigbrandstof, zowel in vredes- als in oorlogstijd. DPO is verantwoordelijk voor het systeem op Nederlands grondgebied. Het Nederlandse pijpleidingsysteem vormt samen met de systemen in Frankrijk, Duitsland, België en Luxemburg het Central Europe Pipeline System (CEPS).
DPO is op zoek naar een enthousiaste Directiesecretaresse.
Als Directiesecretaresse ontzorg je DPO door management-, secretariële en administratieve ondersteuning te verlenen. Jij bent de steun en toeverlaat als het gaat om het verzorgen van het agenda- en afsprakenbeheer van de directeur, het organiseren van vergaderingen, de verslaglegging hiervan en het juist inrichten van het Document Management Systeem (DMS). Het verzorgen van evenementen en mee-organiseren van internationale bedrijfs-brede activiteiten, net als de berichtgeving en foto’s achteraf en het opzetten en bijhouden van overzichten en planningen hoort ook bij jouw werk.
Wat ga je doen? (Taken)
1. Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:
- de agenda van de directeur te beheren;
- zorg te dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten;
- het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
- correspondentie en interne nieuwitems te verzorgen;
- het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen;
- ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren;
- bezoekers te ontvangen en te begeleiden.
2. Je levert administratieve ondersteuning aan DPO:
- de afdelingen administratief te ondersteunen;
- in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
- archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van het Document Management Systeem (DMS).
3. Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:
- als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren;
- DPO evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;
- Kantoorartikelen te beheren en bestellen.