Ga als managementondersteuner aan de slag bij de grootste directie van BZ en ontdek jouw kracht! Naast taken zoals agendaplanning, beheren van de mailboxen en het organiseren van vergaderingen krijg je hier de kans om te ontdekken waar jouw talenten liggen en taken op te pakken waar je enthousiast van wordt.

3 redenen waarom dit jouw baan is:

• Meedenken, meehelpen en meedoen zijn woorden die perfect bij jou passen.
• Je geniet van samenwerken in een team en kunt er met je collega-managementondersteuners ook om lachen als het eens misgaat.
• Naast de standaardtaken vind je het leuk om je te richten op werkzaamheden die bij jou passen, zoals administratieve ondersteuning, onboarding of archiefbeheer.

Jij doet het

Als managementondersteuner ben jij samen met 8 andere managementondersteuners en 1 teamhoofd verantwoordelijk voor de volledige secretariële en administratieve ondersteuning van de hoofddirectie Consulaire en Visumzaken (HDCV). Denk hierbij aan:

• Het beheren van (complexe) agenda’s, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten;
• Het afhandelen van telefoontjes/afspraken;
• Het organiseren van evenementen en vergaderingen en zorgdragen voor de verslaglegging;
• Mailboxen beheren, waarbij je zelfstandig vragen kunt afhandelen;
• HR-taken, zoals ziekteverzuim en vakantiedagen van een afdeling bijhouden;
• Administratieve taken, zoals voorraadbeheer of contractbeheer.

Naast deze taken komt het ook voor dat medewerkers hulp nodig hebben bij het boeken van dienstreizen, het reserveren van een zaal of het begeleiden van bezoekers.

Wat deze functie zo leuk maakt is de kans om te ontdekken waar jouw talenten liggen en wat jou het meeste enthousiasmeert. Ben jij een ster in complex agendabeheer, of werk je liever met minder complexe agenda’s, gecombineerd met administratieve taken? Misschien voel je je juist aangetrokken tot de dynamiek van beleids- en crisisondersteuning? Of geeft het jou voldoening om je te richten op archiefbeheer of Sharepoint? Bij ons is er meer mogelijk dan het uitvoeren van de standaard secretariële taken; je krijgt ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen binnen verschillende onderdelen van de directie.

Een dag uit leven van Managementondersteuner bij HDCV

Aangekomen op mijn werkplek groet ik mijn collega’s en ga ik, gewapend met een kop koffie, aan de slag. Eerst maar eens de mailbox afhandelen. Ik stuur belangrijke berichten door en reageer op e-mails met vragen die ik kan beantwoorden. Vervolgens plan ik een aantal afspraken in. Natuurlijk worden er gelijktijdig verschillende vragen op me afgevuurd, maar gelukkig weet ik dit goed te managen.

Na de lunch ontvang ik veel e-mails van onze collega’s op de ambassades en is het tijd voor mijn ‘plustaken’. Leuk dat ik me kan richten op het onboardingstraject van nieuwe medewerkers! Omdat onze directie zo groot is, is het voor nieuwe medewerkers fijn om geïnformeerd te worden over de verschillende afdelingen. Dit kan niet in 1 keer, daarom plannen we verschillende sessies in. Ik regel hiervoor een vergaderzaal, catering, maar belangrijker: de gastsprekers! Heb er nu al zin in om deze onboarding te begeleiden!

De dag vliegt! Ik ga aan de slag met het schrijven van een conceptbrief aan de contactpersoon van een Nederlandse gedetineerde in Midden-Amerika en maak nog snel even een melding over de lekkende kraan in het keukentje.

Ik plan nog wat afspraken in, haal een bezoeker op en check als laatste nogmaals de mailbox. En nu naar huis. Morgen weer een dag!