Als managementondersteuner bij de Douane speel je een cruciale rol in de ondersteuning van het managementteam. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt: van agenda- en e-mailbeheer tot het organiseren van bijeenkomsten en het bewaken van actiepunten. Geen dag is hetzelfde in deze dynamische werkomgeving. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden en klantgerichte instelling draag je bij aan een efficiënte en prettige samenwerking binnen het team.
Directie Mensen en Middelen
Bij de Douane werken op dit moment ruim 6.000 medewerkers, zij werken op de regionale en landelijke directies en bureaus. De primaire processen - het toezicht houden op de in- uit en doorvoer van goederen – vinden plaats in de regio’s. De beleids- en ondersteunende processen zijn belegd bij de landelijke directies en bureaus.
De directie Mens en Middelen (M&M) – een nieuwe directie die sinds 1 januari 2025 een feit is - draagt bij aan het realiseren van de ambities en (strategische) doelstelling van de Douane, door de medewerker centraal te stellen vanaf het eerste contact (werving) tot en met uitstroom. Uitgangspunt is dat elke medewerker op het juiste moment, over de juiste faciliteiten en middelen beschikt, om vakkundig en professioneel het werk uit te kunnen voeren en wendbaar te kunnen zijn binnen de organisatie. M&M staat onder leiding van de directeur M&M en is onderverdeeld in vier afdelingen; Instroom, HR-Advies & Expertise, Groei & Ontwikkelen en Middelen. Elke afdeling wordt aangestuurd door een afdelingshoofd, die leiding geeft aan de teamleiders binnen de afdeling en aan het team Strategie & Beleid van de eigen afdeling.
Afdeling Middelen
De afdeling Middelen zorgt ervoor dat medewerkers de juiste middelen, diensten en inhuurkrachten hebben om hun werk professioneel en veilig uit te voeren. De afdeling is verantwoordelijk voor strategisch en tactisch assetmanagement, het verwerven en beheren van bedrijfsmiddelen, contract- en leveranciersmanagement en het onderhoud (exclusief laboratoriummiddelen). Binnen de Douane vervult de afdeling de rol van assetmanager.
De afdeling bestaat uit drie teams:
- Strategie en beleid – Ontwikkelt beleid en lange termijnplannen om het middelenportfolio optimaal te laten aansluiten op de Douane-doelstellingen.
- Inkoop en contractmanagement, Inhuurdesk en Managementondersteuning – Zorgt voor rechtmatige en efficiënte inkoop van middelen, diensten en inhuurkrachten, beheert contracten en ondersteunt afdelingshoofden en teamleiders.
- Middelen, scan & detectie en huisvesting – Adviseert en ondersteunt regio’s bij de implementatie en het gebruik van middelen en voert regie op de inzet binnen Operaties.
Dit doe je bij de Douane
Als managementondersteuner kom je te werken in het Team Inkoop- & Contractmanagement, Inhuurdesk en Ondersteuning dit team bestaat uit inhoudelijk deskundigen en de managementondersteuners, je werkt als managementondersteuner voor een afdeling binnen de directie Mensen & Middelen en bent daarnaast de achtervanger voor de managementondersteuners van andere afdelingen binnen de directie Mensen & Middelen. Als managementondersteuner heb je een breed en afwisselend takenpakket. Je ondersteunt het managementteam door middel van secretariële en administratieve werkzaamheden en zorgt ervoor dat alle processen soepel verlopen. Jouw taken bestaan onder andere uit:
- Het beheren van agenda’s en het plannen van afspraken, waarbij je rekening houdt met prioriteiten en beschikbaarheid.
- Het behandelen en afhandelen van e-mails en correspondentie namens het management.
- Het organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Het coördineren van informatiestromen en zorgen voor een overzichtelijke en efficiënte administratie.
- Het signaleren van knelpunten en komen met oplossingen om processen te optimaliseren.
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers, inclusief het organiseren van eventuele faciliteiten zoals lunches.
Een bijzondere baan, omdat...
- Je als spin in het web werkt voor de directie Mensen & Middelen en invloed uitoefent op de planning.
- Veel waardering krijgt voor jouw inzet.
- Geen dag hetzelfde is en je continu schakelt tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden.
- Je samenwerkt met een team van enthousiaste en betrokken collega’s.
- Je veel ruimte krijgt voor persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.
- Je werk zichtbaar impact heeft op de dagelijkse operaties binnen de Douane.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
"Geen dag is hetzelfde, je mag werken met veel verschillende mensen en dat maakt iedere dag weer leuk, Irene.".