Wil je werken bij het Nationaal Programma Lokale Warmtetransitie en samen met twee energieke collega’s het programma ondersteunen? Wij zijn op zoek naar een organisatietalent die bijeenkomsten op kantoor en op locatie helpt organiseren, twee programmamanagers bijstaat met agendabeheer en de programmamedewerkers met o.a. administratieve en organisatorische aangelegenheden. Wij zoeken een enthousiaste collega die aan de slag wil met deze uitdaging!
Je werkzaamheden betreffen:
- de ondersteuning van twee programmamanagers en enkele projectleiders bij planning van overleggen, bijeenkomsten, sollicitatiegesprekken (o.a. datum prikken, in agenda’s zetten, uitnodiging versturen), logistiek (locatie & faciliteiten regelen w.o. ook lunches en borrels), organisatie van bijeenkomsten op kantoor en op locatie (o.a. deelnemers aanmelden bij receptie, badges regelen, gastvrouw/gastheer: deelnemers welkom heten en naar de juiste zaal verwijzen en actiepunten noteren tijdens wekelijks teamoverleg);
- de ondersteuning van het team bij administratieve en organisatorische aangelegenheden (o.a. kantoorartikelen bestellen, bezoekers aanmelden bij de receptie, hotelovernachtingen boeken). Je dient als vraagbaak voor de medewerkers en je bent in staat om de meest uiteenlopende vragen en praktische zaken te beantwoorden of de beantwoording via de juiste weg te coördineren;
- daarnaast regel je alles omtrent de indiensttreding van nieuwe medewerkers. Je voorziet ze van de juiste documentatie, regelt alle ICT- en IT-middelen en zorgt dat alles startklaar is op de eerste werkdag;
- vervanging van de andere twee managementondersteuners bij afwezigheid. Dit gebeurt in goede onderlinge afstemming en kijkend naar wat prioriteit heeft.