Ben jij een gedreven professional die zowel organisatorisch sterk is als affiniteit heeft met het bewaken en optimaliseren van processen? In de rol van Managementassistent ondersteun je de staf van afdeling I&D én speel je een sleutelrol in het stroomlijnen van onze administratieve processen binnen het VST. Als jij het overzicht kunt bewaren, processen kunt verbeteren en een verbindende rol kunt spelen, dan ben jij de persoon die we zoeken!

Wat ga je doen als Managementassistent?
Als managementassistent ondersteun je één afdelingshoofd en vijf teamleiders met het beheer van agenda’s, het voorbereiden en plannen van vergaderingen en het verzorgen van de correspondentie. Je stelt presentaties op, notuleert tijdens vergaderingen en zorgt ervoor dat acties op de juiste manier worden geprioriteerd en opgepakt.

In jouw rol binnen het Virtual Security Team (VST) ben je verantwoordelijk voor het beheer, de invoer en de optimalisatie van ons workflow-systeem. Je bewaakt de voortgang van processen, rappelleert gebruikers, werkt onze nieuwe ISMS-tool bij en signaleert knelpunten en draagt oplossingen aan. Daarnaast biedt je ondersteuning aan collega’s bij het gebruik van het systeem en geef je hen waar nodig uitleg. Je werkt samen met verschillende teamleiders om administratieve processen te stroomlijnen en efficiënter in te richten.

Voor deze functie is het wenselijk dat je op maandag op ons kantoor in Leiden werkt en op dinsdag in Rotterdam.

Het team
In deze functie ben je onmisbaar bij de volgende teams:

Het team informatisering is een multifunctioneel I&A team binnen de I&D staf waar adviseurs, architecten, relatiemanagers, projectleiders en (project)managementassistenten werken. We begeleiden de digitale transformatie van beide organisaties vanaf de eerste verkenning tot en met de realisatie van producten en diensten. We werken binnen I&D nauw samen met de teams APP en AUT om een volledige ICT-dienstverlening te realiseren voor beide waterschappen HHR en HHSK.

Staf I&D
Bestaat uit een afdelingshoofd, de 7 teamleiders van de I&D teams (DHI, PA, M&K -2x, APP, AUT, INF) en de CISO. Ambitie van de staf is om steeds meer als één de dienstverlening als partner in informatiemanagement voor beide organisaties vorm te geven.

Virtual Security Team (VST)
Is een virtueel team waarin deskundigen uit diverse teams samen de informatieveiligheid behartigen voor beide waterschappen. VST helpt wetgeving te vertalen naar de praktijk en voert risicoanalyses uit. De CISO rapporteert aan management en directies over risico’s, maatregelen en incidenten.

Waar ga je werken?
Bij het Hoogheemraadschap van Rijnland in Leiden. Hier werken we met 900 collega's elke dag aan droge voeten en schoon water en houden we in alles wat te doen rekening met de klimaatverandering. Op www.rijnland.net/wat-doet-rijnland kun je daar alles over lezen. Bij Rijnland staan we voor gelijke kansen en een open organisatie waar iedereen zich welkom, gewaardeerd en veilig voelt. Ons moderne kantoor in Leiden is een heerlijke werkplek met een uitstekend bedrijfsrestaurant, goede bereikbaarheid met het OV en met gratis parkeergelegenheid voor de deur als je verder weg woont.

Wat vragen we van jou als Managementassistent?
Je bent een enthousiaste en nauwkeurige professional met sterke organisatorische en administratieve vaardigheden. Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en beschikt over de volgende kwaliteiten:

• Je bent stressbestendig en goed in plannen en organiseren;
• Je hebt ervaring met of interesse in workflow-systemen en procesverbetering;
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling;
• Je hebt ervaring met Microsoft Teams en kunt het effectief gebruiken voor samenwerking en communicatie;
• Je kunt goed zelfstandig werken, maar ook een verbindende rol spelen binnen een team;
• Je beheerst het MS Office-pakket en hebt bij voorkeur ervaring met andere softwaretools gericht op workflows.

Met jouw proactieve houding en oog voor detail draag je bij aan een efficiënte en soepele bedrijfsvoering.

Dit krijg je

• Een jaarcontract met uitzicht op onbepaalde tijd;
• Een salaris van minimaal € 3.234,- en maximaal € 4.242,- (schaal 8) bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 21% van je salaris. Hiermee kun je tot 27 uur per maand extra verlof kopen, laten uitbetalen als loon of bijstorten in je pensioen;
• Persoonlijk ontwikkelingsbudget van € 6.000,- voor 5 jaar;
• Reiskostenvergoeding van 23 cent per kilometer (gebaseerd op onze rekentool) én een NS-Businesscard op aanvraag. Werk je thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 3 euro netto per dag. Kom je naar kantoor en woon je verder dan 10km? Dan parkeer je gratis op ons terrein;
• Een fietsregeling én een fietsenmaker die eens per maand bij ons kantoor je fiets repareert tegen materiaalkosten. Je fiets staat veilig in onze bewaakte fietsenstalling;
• 151,2 verlofuren per jaar op basis van een fulltime dienstverband;
• Een thuiswerkbudget van € 850 euro per 5 jaar;
• Pensioen bij het ABP. Binnen een half jaar na indiensttreding kun je je oude pensioen meenemen naar het ABP;
• Bijdrage aan je sportabonnement;
• Uitruilen van officiële feestdagen voor andere religieuze of culturele feestdagen;
• Excellente ouderschapsverlofregeling waarbij wij je uitkering aanvullen tot 100%;
• Jaarlijkse salarisverhoging van 2,5% zolang je nog niet aan de max zit. Eventuele cao-verhogingen komen hier nog bovenop;
• Goede privé/werkbalans. Zo kun je bijvoorbeeld 4 x 9 werken en in overleg met je leidinggevende bepalen op welke dagen je werkt.

Meer informatie?
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Cécile de Boer (Corporate recruiter) bereikbaar via 06 2998 9190 of via [email protected]. Voor vragen over de inhoud van de vacature kun je terecht bij Jorrit Timmers (teamleider) via [email protected].

Procedure
Onze selectieprocedure bestaat uit twee selectiegesprekken en een arbeidsvoorwaardenvoorstel. Het eerste gesprek is met de teamleider informatisering, CISO en Corporate recruiter, en vindt plaats op maandagmiddag 13 januari. Het tweede gesprek is met de teamleider applicaties en teamlid, en vindt plaats op woensdagochtend 22 januari. Beide gesprekken vinden plaats op ons kantoor in Leiden. We willen je vragen hier rekening mee te houden.

De sluitingsdatum van deze vacature is woensdag 8 januari.

Volgens ons werving- en selectiebeleid hebben interne kandidaten, bij gelijke geschiktheid, voorrang omdat we vinden dat iedereen moet kunnen doorgroeien. Dit betekent dat we eerst in gesprek gaan met interne kandidaten. Mocht dit het geval zijn, dan word je hierover geïnformeerd.

Acquisitie? We werven bij het Hoogheemraadschap van Rijnland graag zelf onze nieuwe medewerkers. Al onze vacatures worden op basis van een objectieve en open procedure ingevuld.

Bekijk al onze vacatures op www.werkenbijrijnland.net