Ben jij op zoek naar een leuke, uitdagende en regelmatig hectische baan als secretaresse? Ben je goed in plannen en organiseren? Krijg jij energie van het in goede banen leiden en prioriteren van alle binnenkomende acties en informatie? Voel jij je als een vis in het water om dé spin in het web te zijn als het gaat om de ondersteuning van onze MT-leden en alles zelfstandig tot in de puntjes te organiseren? Als dat zo is willen wij jou graag ontmoeten.
Dit zijn o.a. je werkzaamheden:
-Agendabeheer
-Je zorgt dat de agenda op orde is, bezoekers zijn aangemeld en zalen zijn gereserveerd.
-Vergaderstukken
-Je bent verantwoordelijk voor het verzamelen van stukken bij je collega-beleidsmedewerkers en het bewaken dat de vergaderstukken tijdig aangeleverd worden, zodat je deze voor jouw MT-leden in iBabs kan plaatsen.
-Daarbij coördineer je stukken- en/of informatiestromen naar de directeuren, MT-leden en/of de medewerkers.
-Overige secretariële ondersteuning
Hieronder valt o.a.:
-Faciliteiten regelen (m.b.t. zelfservice portaal) bij interne en externe overleggen en werkbezoeken (o.a. het regelen van lunches, catering, vervoer, vergaderruimten, buitenlandse reizen via het interne reisbureau)
-Ontvangst en te woord staan van bezoekers (en de bezoekers ook aanmelden).
-In alles ben jij dé buffer naar de interne organisatie en externe omgeving. Je kunt hierbij verbanden leggen en belangen en consequenties goed afwegen.
Wat we van jou vragen….
- Je hebt MBO werk- en denkniveau;
- Je helpt of vervangt je collega’s bij drukte of tijdens vakantie/ ziekte;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal;
- Bij voorkeur al ervaring met secretariële werkzaamheden;
- Je durft tegengas te geven als een situatie daarom vraagt;
- Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke gegevens;
- Je kan hoofd- en bijzaken onderscheiden en bent in staat om te prioriteren.
De competenties die onlosmakelijk met de functie verbonden zijn….
- Je bent collegiaal;
- Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar je bent wel bereid om regelmatig op kantoor te zijn;
- Je bent flexibel in houding en enigszins in werktijden;
- Je bent stressbestendig als het soms piekt;
- Je bent pro-actief en klantgericht;
- Je kunt goed samenwerken;
- Je bent representatief en integer;
- Je bent accuraat en zorgvuldig;
- Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
Wat bieden we jou….
Vanzelfsprekend staat hier ook iets tegenover. Je komt terecht in een leuk team waarin collegialiteit vanzelfsprekend is. Je wordt goed ingewerkt en er is ruimte om je te ontwikkelen.
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min €2.866 – Max. €3.564 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
Het betreft een functie voor onbepaalde tijd, echter kan in overleg besloten worden te starten met een dienstverband voor bepaalde tijd met uitzicht op vast.
Heb je al een vast dienstverband binnen DGSenB? Dan behoud je die!
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer over jouw toekomstige afdeling
De directie Advies, Regie en Centrale Autoriteit (DARC)
De directie Advies, Regie en Centrale Autoriteit levert expertise aan het DGSenB door (gevraagd en ongevraagd) te adviseren, te faciliteren en te toetsen over beleidsvraagstukken op het gebied van financiën, bedrijfsvoering, juridische zaken, informatievoorziening en subsidies. Daarnaast ondersteunt de directie het DGSenB kundig in de uitvoering van werkprocessen. Denk hierbij aan personeelsadvies, staf en managementondersteuning. Tot slot valt de Centrale Autoriteit (CA) ook onder de directie. De CA voert namens de Nederlandse staat drie internationale verdragen uit ten aanzien van kinderaangelegenheden, kinderontvoering, kinderbescherming en adoptie.
De directie bestaat uit vijf teams: Financieel Advies en Bedrijfsvoering (FAB), Juridische en Internationale Zaken (JIZ), Managementondersteuning en Staf (MOenS) en Ketenregie (KR). Ook is het JenV-brede Subsidieportaal (SP) bij de directie ondergebracht.
Team Managementondersteuning en Staf (MOS)
Jij komt te werken bij team MO en Staf. Dit team levert de secretariële managementondersteuning voor DGSenB.
De stafmedewerkers organiseren en coördineren de parlementaire processen, ondersteunen inhoudelijke en procesmatig de MT’s van DGSenB en hebben de secretarisrol voor de SenB-staf met de bewindslieden.
Ministerie van Justitie en Veiligheid
Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.
Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.
Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.
Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.
Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.
Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.
Stel gerust je vraag
Meer informatie over deze vacature
Meer informatie over de sollicitatieprocedure
Solliciteren?
Ministerie van Justitie en Veiligheid nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
-
Managementondersteuner Directie Regie Migratieketen - vliegende keep
Ministerie van Justitie en VeiligheidBekijk de vacature -
Coördinator kennisportaal voor migratievraagstukken
Ministerie van Justitie en VeiligheidBekijk de vacature -
Medewerker Advisering Internationale Strafrechtelijke Samenwerking(cyber)
Ministerie van Justitie en VeiligheidBekijk de vacature