Bij VWS zetten we ons in voor een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Met en voor iedereen. Wat we doen, doet ertoe en dat voel je. Je werkt samen met betrokken, bevlogen en deskundige mensen met een groot hart voor hun werk. Die elkaar zowel persoonlijke aandacht als professionele ruimte geven. Binnen een deskundige en daadkrachtige organisatie die voortdurend moet vernieuwen en in oplossingen denkt. Altijd vanuit zoveel mogelijk verschillende perspectieven. En in nauwe samenwerking met partners, collega-ministeries, zorgprofessionals en burgers.

Ben jij een ervaren en energieke project-/programmasecretaris? Word jij er blij van om elke nieuwe opdracht tot een succes te maken, samen met de project-programmamanager? Ga jij als de rechterhand van je project-programmamanager en als aanspreekpunt namens het project- of programmateam werken aan oplossingen waar mensen echt mee geholpen zijn, in vaak politiek-bestuurlijk complexe opdrachten? Dan zijn we op zoek naar jou!

Beleidsvraagstukken binnen VWS en SZW vragen steeds vaker een andere manier van werken. De opgave is hierbij leidend waarbij de project- programmatische aanpak steeds belangrijker wordt. Als project-/programmasecretaris vind je het leuk om als spil in het team jouw bijdrage te leveren aan verschillende opdrachten.

Wat ga je doen als Project-/programmasecretaris VWS Flex?

Als project-/programmasecretaris van Flex|Pro word je ingeschakeld door dienstonderdelen van VWS (concern breed) en SZW (kerndepartement en de Nederlandse Arbeidsinspectie) wanneer er een opdracht is die vraagt om een project-/programmasecretarisrol. Indien mogelijk word je gekoppeld aan een opdracht waar jouw kwaliteiten het beste tot uiting komen. Wij hechten veel waarde aan persoonlijke groei en het kan dus ook zijn dat je wordt ingezet op een opdracht omdat jij bepaalde vaardigheden of competenties verder wil ontwikkelen. Maar als ervaren projectsecretaris pak jij elk project of programma aan, groot of klein voor de duur van maximaal één jaar!

Jij bent een goede gespreks- en sparringpartner van de project-/programmamanager en het team. Hierin is het belangrijk dat je je nieuwe kennis en inzichten snel eigen maakt. Dit betekent dat je op de hoogte bent van alles wat er rondom het project speelt en anticipeert op wat er (mogelijk) gaat komen. Als jij bijvoorbeeld verneemt dat er over twee weken stukken naar de tweede kamer moeten dan zorg jij dat alle betrokkenen input leveren, de projectleider of programmamanager geïnformeerd is en de stukkenstroom soepel verloopt.

Je zorgt voor het beheer van de projectorganisatie en –administratie, inclusief de financiële aspecten (tijd, geld en kwaliteit) en kunt dit overzichtelijk presenteren aan de project- of programmamanager.

Je organiseert bijeenkomsten en overleggen voor het team en (externe) stakeholders, stelt de agenda’s op, bewaakt de besluitvorming en zorgt voor verslaglegging. Je adviseert de project-/programmamanager, team en stakeholders over de voortgang. Behoudt het overzicht, plant, organiseert en pakt je rol als constructieve gesprekspartner die met gedegen kennis van zaken en een nuchtere blik meedenkt. Rondom de overleggen zorg je voor het tijdig en volledig informeren van alle relevante partijen als het gaat om planning en bewaakt nakoming en borging van acties. Als secretaris ben je een herkenbaar aanspreekpunt binnen en buiten de organisatie.

De secretaris zorgt voor communicatie, opstellen van overzichten voor de project-/programmamanager en/of teams, houdt overzicht over de planning en overlegstructuren en stelt waar nodig rapportages op voor het team. Meestal werk je op één opdracht tegelijk, maar afhankelijk van de omvang en complexiteit kun je ook meerdere opdrachten tegelijk uitvoeren.