Wie zoeken wij?
Wij zijn op zoek naar een Bestuurssecretaresse. Het doel van het bestuurssecretariaat is het zorgdragen voor een goed verloop van alle administratieve, secretariële en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de vaste raadsleden (3) en het managementteam (5).
Het bestuurssecretariaat bestaat uit drie medewerkers. Zij verzorgen reguliere taken zoals agendabeheer, het organiseren en notuleren van bijeenkomsten en het bewaken van acties. Deze taken worden in goed onderling overleg verdeeld en waargenomen. Om de continuïteit in de uitvoering van de werkzaamheden van het secretariaat te waarborgen, wordt een gezamenlijke werkwijze gehanteerd en wordt belangrijke informatie gedeeld om inzicht in elkaars werk te hebben en houden.
Je hebt een ondersteunende, dienstverlenende instelling. Je bent discreet en bent je bewust van de vertrouwelijkheid van de informatie waar je mee werkt. Je kunt inspelen op en je voegen naar omstandigheden van de raads- of MT-leden. Je bent een rustige persoonlijkheid, kunt zaken overzien, relativeren en prioriteren. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen bij politieke, bestuurlijke en overige zakelijke contacten. Je bent gedreven, enthousiast en proactief en hebt een flexibele werkinstelling. Je bent nauwgezet, gestructureerd, servicegericht en benaderbaar.
Samen met de twee andere secretaresses vorm je een hecht en collegiaal team. Je werkt vanuit de afdeling Bedrijfsvoering, waarin de krachten gebundeld zijn van de medewerkers die zich bezig houden met de ondersteuning van de Onderzoeksraad.